DatawareHouse được thiết kế nhằm phục vụ cho các doanh nghiệp giải quyết bài toán về quản lý. Vì thế muốn tiếp cận được DatawareHouse, thì cần hiểu sơ qua rằng các doanh nghiệp đang quản lý cái gì, và quản lý như thế nào.
Có rất nhiều công ty đang cung cấp ứng dụng DatawareHouse như SAP-BPC, IBM - Cognos, Oracle - Hyperion Planning. Để tìm hiểu về Datawarehouse, trong loạt bài này sẽ sử dụng Oracle - Hyperion Planning.
Trong phần này ta sẽ tìm hiểu cơ bản về Oracle Hyperion Planning. Giới thiệu phiên bản Oracle Enterprise Performance management (EPM).
Bao gồm các nội dung:
- Planning, Budget và Forecasting: Các khái niệm cơ bản trong việc lập kế hoạch, Dự toán và dự báo.
- Budget Software và Oracle Hyperion Planning: Hiểu tầm quan trọng của một phần mền dự toán.
- Orcle Hyperion Planning Architeture: Kiến trúc căn bản của Oracle Hyperion Planning.
I. Planning, Budgeting, Forecasting
1. Khái niệm về Planning (Kế Hoạch), Budget (Dự toán), Forest Cast (Dự báo)
- Planning - Lập kế hoạch: Có 2 loại kế hoạch, là kế hoạch hành động và kế hoạch chiến lược. Kế hoạch chiến lược là những mục tiều nằm trong khả năng đạt được trong tương lai. Kế hoạc hành động là bản mô tả chi tiết việc phải làm, dựa trên kế hoạch chiến lược.
- Budget - Dự toán: Dự toán cũng được chia làm 2 dạng, dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn (Short Term - Long term). Ví dụ để xây 1 căn nhà cần bao nhiêu tiền, đó được gọi là dự toán.
- Forest cast - Dự báo: Chúng ta không chắc về tương lai, và không kế hoạch nào được lập khi mà không có gì là chắc chắn, vì vậy cần phải có các trường hợp giả định được gọi là dự báo.
2. Các công ty hiện nay đang lập kế hoạch ra sao
Hiện nay nhiều công ty đang lập kế hoạch, mục tiêu bằng những phần mềm đơn lẻ, thường được sử dụng rộng rãi nhất là Excel.
Nhược điểm khi sử dụng Excel để lập kế hoạch:
- Tốn thời gian.
- Data được lưu trữ nhiều nơi, nên không chính xác và dễ gây ra lỗi.
- Tốn chi phí: Quá trình tạo Budget nếu dùng excel cần rất nhiều nhân sự tham gia.
- Scalability and adaptability: Không có khả năng mở rộng và đáp ứng.
Ví dụ, trong kế hoạch phát triển công ty, phải trả lời câu hỏi sau: Hàng tháng sẽ phát sinh thêm bao nhiêu chi phí, nếu như chi nhánh Hồ Chí Minh tuyển thêm 20 nhân viên. Có thể dễ dàng dùng Excel, tính toán và ước lượng được các con số như:
- Chi phí phỏng vấn
- Mua sắm thiết bị
- Lương thưởng, trợ cấp, hỗ trợ, lễ tết,...
Tuy nhiên, nếu thử thay đổi vài con số như sau: Cần tuyển thêm 300 nhân viên cho 5 chi nhánh, với nhiều chức vụ và phòng ban khác nhau. Vậy hàng tháng công ty sẽ phải chi ra bao nhiêu cho 300 nhân viên đó, khi ngoài tiền lương, còn rất nhiều khoản phải chi như sinh nhật, đám cưới, mua sắm thiết bị, trợ cấp chức vụ,... cho nhân viên đó. Để có con số chính xác là điều rất khó và tốn nhiều công sức, thời gian của rất nhiều bộ phận liên quan.
Datawarehouse là chìa khóa giải quyết cho bài toán.
II. Cấu trúc Oracle Hyperion Planning
1. Các sản phẩm của Oracle Planning
Để giải quyết bài toàn trên, Oracle cung cấp 3 gói giải pháp gồm:
- Hyperion Planning Plus: Đây là gói sản phẩm cơ bản, thành phần sẽ được nêu rõ trong bảng 1.
- **Hyperion Planning Suite **: Đây là sự kết hợp giữa Hyperion Planning Plus với một số sản phẩm khác, có tên là 'Oracle Integrated Operatinoal Planning'.
- **Hyperion Enterprise Planning Suite **: Gói sản phẩm cao cấp cho doanh nghiệp
2. Cấu trúc hệ thống
Cấu trúc của các sản phẩm trên chủ yếu gồm 3 lớp: Database - Application - User.
2.1 Database Layer
Lớp database gồm 2 thành phần:
- Oracle Essbase
- Relational Database(RDBMS)
Một ứng dụng Oracle Hyperion Planning kết nối tới 2 Database gồm Oracle Essbase và RDBMS. Oracle Hyperion Planning có 2 loại Application, là Classic và EPM. Trong đó, EPM là giải pháp mới của Oracle nhằm đáp ứng các yêu cầu kinh doanh mới và đáp ứng cả các vấn đề về kĩ thuật.
EPM mới được phát triển từ phiên bản 11 trở đi, Hyperion Planning hỗ trợ đồng thời cả 2 loại Application trong các phiên bản về sau Tùy vào từng mục đích, yêu cầu mà EPM hay Classic sẽ sử dụng các loại Database khác nhau.
Chú thích các khái niệm:
- Data: Data được nhập vào từ người dùng hoặc từ Planner(người lập kế hoạch) nhập vào Form, được lưu vào Oracle Essbase.
- Business Rules, Calculation Script: Trong quá trình lập kế hoạch hay mục tiêu, một số tính toán phổ biến như Allocation, tính thu nhập, chi phí tính toán trên balancesheet thì tính toán đó sử dụng Bussiness Rules và Calculation Script
- Subsitution Variables : Ta có Dimension Member(giới thiệu ở phần sau) như là năm tháng. Có thể dùng 1 số biến tắt như CurentMonth, CurrentYear để lấy năm tháng chính xác từ Dimension đó.
- Security : Là bảng chứa thông tin về User và quyền hạn.
- Foreign Exchange Rates : Chứa các thông tin về tỉ giá ngoại tệ.
- Metadata: Cần phân biệt rõ giữa metadata và data Ví dụ, Phòng nhân sự 1 tháng chi phí 600 triệu Phòng nhân sự là Metadata, 600 triệu là data.
- Process Management Details : Cung cấp chi tiết về quá trình lập Budget.
- Annotations-Supporting Details : Là chức năng cho phép tạo các Document, Comment trong Application, sẽ rõ hơn tại phần sau.
- Data forms : Là nơi dữ liệu được nhập vào, được lưu trữ tại RMDBS
- User Variables : Sẽ tìm hiểu rõ hơn trong phần sau. Lớp Application và Client Layer sẽ mô tả trong phần sau.
2.2 Lớp Application
Application được chia 4 loại bao gồm:
- Oracle Hyperion Shared Services
- Java Application Server
- EPM Architect Dimension Server
- Web Server
Trong đó:
Oracle Hyperion Shared Services.
Là thành phần thực hiện các chức năng liên quan đến bảo mật, bao gồm:
- Xác thực và cấp quyền User
- Thiết lập thư mục người dùng
- Tạo các nhóm người dùng
Java Application Server và Webserver.
Như đã giới thiệu, Oracle Hyperion Planning có chức năng lập kế hoạch, mục tiêu và dự báo. Người dùng có thể truy cập tới Server, nhập dữ liệu đầu vào của kế hoạch, mục tiêu, dự báo này được nhập thông qua giao diện Website. Ứng dụng này được xây dựng theo kiến trúc J2EE Application Server và Webserver.
EPM Architect Dimension Server.
Như đã nói, có 2 cách tạo ra 1 Planning Application là Classic và EPM Architect EPMA tích hợp nhiều sản phẩm vào, bao gồm Financial Manage, Profitability and Cost Manager, Oracle Hyperion Planning.
2.3 Client Layer
Client Layer gồm 2 thành phần:
- Oracle EPM Workspace
- Smart View
■ Oracle EPM Workspace Oracle
EPM Workspace là một giao diện web phía người dùng và còn được gọi là Zero foot print Client.
Oracle Hyperion Planning là một gói chứa nhiều sản phẩm, bao gồm:
- Hyperion Financial Management: Là sản phẩm giúp quản lý tài chính
- Hyperion Performance Scorecard: Chạy trên nền website, giúp công ty quản lý các KPI và đánh giá hiệu quả.
- ERP Integrator: Là một module mới của FDQM giúp hội nhập giữa 2 phương pháp, hệ thống ERP
- Oracle Bussiness Intelligence: Là phần mềm giúp làm Report từ tất cả các Resource có thể, các Resource đa chiều.
- Profitability and Cost Management: Quản lý chi phí và lợi nhuận của công ty
- Hyperion Web Analysis: Đây là sản phẩm tạo Report của Oracle Hyperion (Loại Interactive ad hoc analysis)
- Hyperion Interactive Reporting: Là loại Reprot tương tác
- Hyperion Financial Reporting: Là sản phẩm tạo Report
■ Smart View.
Tuy Hyperion Planning cung cấp Application Web, nhưng người dùng vẫn rất thích Excel, chính vì vậy tạo ra Smart View để có thể tạo Form trên Excel. SmartView cho phép người dùng Import data từ giao diện Excel, cũng như truy xuất tới Data thông qua Excel.
Tổng quát
Hiện nay có nhiều công ty cung cấp giải pháp Datawarehouse(Vd Tagetik), tuy mỗi sản phẩm có những tính năng riêng biệt nổi trội hơn, kèm theo những định nghĩa khác nhau, nhưng nhìn chung cấu trúc hệ thống đều tương tự nhau.
Trên đây là cấu trúc tổng quát nhất về toàn bộ các sản phẩm và chức năng của từng sản phẩm, trong phần sau sẽ giới thiệu rõ hơn về Datawarehouse, tìm hiểu về tính đã chiều (Multil Dimension) cũng như cách thức để xây dựng một Datawarehouse.
