I. Kanban vs Personal Kanban

1. Kanban

Kanban là phát minh của Taiichi Ohno (là cha đẻ của Toyota Production System – sau này gọi là Lean Manufactoring, tiếng Việt là công nghiệp tinh gọn) vào khoảng năm 1940s.

Taiichi Ohno

Kanban tiếng nhật là 看板 (nghĩa là bảng thông báo, bảng quảng cáo). 看(kan) nghĩa là coi xem, 板(ban) nghĩa là ván bản mỏng.

Phương pháp Kanban áp dụng trong nhà máy sản xuất ô tô của Toyota cũng tương tự như việc quản lý hàng trong những siêu thị lớn, đảm bảo để luôn đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng mà ko thừa thãi quá. Kanban là cốt lõi của "Just-In-Time", là 1 trong 2 trụ cột của hệ thống TPS của Toyota, đã giúp cho các nhà máy của Toyota tối ưu được process của họ và giảm thiểu lãng phí.

Ở Toyota họ sử dụng Kanban Card (hình dưới) để quản lý process sản xuất:

Kanban Card

2. Personal Kanban

Personal Kanban được phát minh bởi Jim Benson (cũng là đồng phát minh của phương pháp tranh luận Lean Coffee).

Jim Benson

Personal Kanban giúp chúng ta trực quan hoá công việc của mình, quản lý và làm việc một cách hiệu quả hơn. Áp dụng Personal Kanban ko giới hạn trong công việc mà ta có thể áp dụng vào cả cuộc sống hàng ngày.

II. Áp dụng

1. Story

Trước khi đi sâu vào giải thích về Personal Kanban, chúng ta sẽ nhìn lại xem chúng ta đang giải quyết công việc như thế nào nhé.

  • Hỏi: đã bao giờ bạn có khoảng 10 đầu việc (kể cả những đầu việc nhỏ) trong ngày chưa? Bạn có hoàn thành được tất cả những việc đó một cách ổn thoả trong 8 tiếng làm việc? Bạn có cảm thấy căng thẳng hoặc quá tải mỗi khi nghĩ đến lượng việc còn lại trong ngày không??? Nếu bạn thấy quá tải và căng thẳng thì bài viết hôm nay của tôi sẽ giúp các bạn cân bằng lại và làm việc một cách hiệu quả.
  • Hỏi tiếp: có khi nào bạn đang làm dở một việc A, sếp bạn lại yêu cầu làm việc B, khách hàng yêu cầu bạn cung cấp thông tin C -> bạn cảm thấy hỗn loạn ko biết phải xử lý như thế nào, làm cái nào trước mà đang làm cái này lại nghĩ tới cái kia chưa??? Vâng, nếu vậy bạn hãy gắng đọc tiếp nha?
  • Nếu công việc hàng ngày của bạn là giống nhau, không có nhiều biến động thì thực sự là bạn không cần đọc và áp dụng Personal Kanban lắm, tuy nhiên biết đâu có ngày lại có cả núi việc rơi vào đầu nhỉ. Thế nên hãy đọc bài viết này và áp dụng vào những lúc như vậy nhé!

2. Tạo và sử dụng Personal Kanban như thế nào?

Tạo:

  • Rất đơn giản, vẽ lên bảng, giấy or bất kì chỗ nào mà bạn có thể quan sát được thường xuyên
  • Hãy vẽ thành 3 cột: TODO, DOING, DONE
    • TODO: Là những công việc mình phải làm -> list này phải được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên (dựa trên mức độ quan trọng, độ khẩn cấp,… mà quy tắc sắp xếp là tuỳ thuộc vào bạn).
    • DOING: Những việc đang triển khai -> có 1 quy tắc là giới hạn công việc đang làm (limit work in progress), thường là 3 -> 5, để hạn chế việc phân tâm vào quá nhiều việc.
    • DONE: Những việc đã hoàn thành rồi.
      Kanban
  • Thật đơn giản phải không?

Sử dụng:

  • Vào mỗi sáng sớm trước khi bắt đầu vào công việc, hãy cập nhật lại bảng Kanban
    • Add thêm những công việc mới
    • Xoá những công việc không cần thiết
    • Update thông tin cho những công việc trong list TODO: thời hạn hoàn thành, thông tin liên quan tới task
    • Sắp xếp lại thứ tự ưu tiên trong list TODO
  • Việc tiếp theo là chọn từng task 1 từ list TODO (tuân thủ quy tắc limit work in progress ) và làm thôi.
  • Thế là xong??? -> No
  • Khi có task phát sinh (từ sếp, từ khách hàng,...) hãy update lại thứ tự ưu tiên của các task trong TODO nhé. Điều quan trọng khi nhận task mới bạn phải confirm những yếu tố sau:
    • Thời hạn phải hoàn thành.
    • Yêu cầu cụ thể của task (phải output những j,.. )
    • Ước lượng thời gian hoàn thành.
  • Nếu task mới bắt buộc phải triển khai ngay trong khi limit work in progress của bạn đã đến ngưỡng??? -> đơn giản thôi, hãy tạo thêm 1 cột nữa đặt lên là PENDING/WAITING (lưu những task đang ở trạng thái chờ đợi, tạm hoãn) và đưa task có độ ưu tiên thấp nhất ở trong list DOING vào list mới này.
  • Khi hoàn thành xong task thì hãy kéo sang DONE và chọn một task mới đưa vào DOING.

Thật đơn giản phải ko? Nhưng nếu bạn thử áp dụng bạn sẽ thấy nó rất hiệu quả đấy !

Từ kinh nghiệm cá nhân của tôi, tôi chia thành các list như sau (cải tiến hơn một chút)

Kanban

  • List sẽ bao gồm:
    • NEW: những task mới phát sinh (chưa được set độ ưu tiên, chưa làm rõ nội dung task)
    • READY: những task ở list NEW đã được set độ ưu tiên, làm rõ nội dung
    • TODAY: những task phải làm vào trong hôm nay
    • DOING: nt
    • PENDING/WAITING: nt
    • DONE: nt
  • Việc phân chia như trên sẽ làm cho list clear hơn, và những công việc phải làm trong hôm nay sẽ được quản lý gói gọn trong list TODAY.
  • Việc phân chia các list như thế nào là tuỳ thuộc vào nhu cầu của bạn, miễn sao nó giúp bạn quản lý task hiệu quả hơn và dễ dàng hơn là được. Bạn chỉ cần đảm bảo 2 nguyên tắc của Personal Kanban là:
    1. Visualize your work: Trực quan hoá công việc
    2. Limit your work-in-progress: Đảm bảo giới hạn công việc đang làm

III. Sử dụng Trello để tạo Personal Kanban board

1. Trello

Là 1 tool đa nền tảng hỗ trợ người dùng quản lý công việc, process dựa trên nguyên lý của Kanban được Joel Spolsky phát triển và giới thiệu trên Techcrunch vào năm 2011.

Cho đến tháng 5/2016 Trello hiện có 1,1 triệu user sử dụng hàng ngày, có 14 triệu user trên toàn thế giới. Điểm tôi ưa thích ở Trello là tính linh động mà nó mang lại cho user và tốc độ sử dụng cũng như đồng bộ rất nhanh.

2. Tạo Personal Kanban với Trello

Ngoài việc tạo board trello với 6 list như trên tôi còn áp dụng một số extension của Google Chrome (dành cho Trello) như sau:

Một số tool khác để cập nhật google calendar to Trello (nếu bạn sử dụng Google Calendar để quản lý công việc và schedule)

  • Zapier: trung gian kết nối các service độc lập với nhau bằng cách sử dụng Api or Hook của cả 2 bên.
  • IFTTT: Push thông tin.

Ảnh minh họa cho Personal Kanban trên Trello.

Trello Kanban

IV. Kết luận

Từ kinh nghiệm của bản thân tôi thấy việc áp dụng Personal Kanban đã giúp tôi đạt được những điều tuyệt vời sau:

  • Tôi gần như không bỏ sót 1 task nào cũng như hoàn thành task chậm so với dead line đề ra.
  • Công việc được triển khai suôn sẻ, không bị rơi vào trạng thái hỗn độn khi 1 ngày có hơn cả chục đầu việc, không bì stress vì việc quá nhiều nữa.
  • Cả những công việc cá nhân tôi cũng đã sắp xếp được chung với công việc của công ty, khiến cho không chỉ công việc ở công ty mà cả những việc cá nhân cũng được quản lý, triển khai một cách hiệu quả.

Áp dụng Personal Kanban là rất dễ, hiệu quả cũng rất nhanh chóng có thể cảm nhận được. Còn gì nữa mà bạn không áp dụng thử luôn nhỉ??